¿Qué son las Previsiones en HubSpot?

1. ¿Qué son las Previsiones en HubSpot?

Las Previsiones en HubSpot son una funcionalidad diseñada para ayudar a los equipos de ventas y gerentes a proyectar sus ingresos futuros basados en los negocios que están en curso. Utiliza datos históricos, el progreso actual de los negocios, y las etapas del pipeline de ventas para generar una estimación precisa de los ingresos que puede esperar una empresa en un periodo determinado.

Beneficios de las Previsiones

• Toma de decisiones informada: Los gerentes pueden anticipar los resultados de ventas, lo que facilita la planificación de recursos y estrategias de crecimiento.
• Visión clara del rendimiento: Ayuda a comparar los objetivos de ventas con los resultados esperados, brindando un enfoque claro para mejorar el rendimiento.
• Gestión de riesgos: Las previsiones permiten identificar posibles desviaciones en las metas de ventas y tomar medidas proactivas para corregir el rumbo.

2. ¿Para qué sirve la funcionalidad de Previsiones?

Esta herramienta es especialmente útil para los equipos de ventas y gerentes de ventas porque:

• Monitorea el progreso: Facilita la visualización de los negocios que están avanzando en el pipeline y el monto total estimado de ventas en proceso.
• Estimaciones precisas: Utiliza un enfoque basado en datos reales y predicciones probabilísticas para calcular los ingresos estimados.
• Comparación con metas: Permite comparar las previsiones con los objetivos de ventas definidos por el equipo o la organización.
• Identificación de cuellos de botella: Ayuda a identificar las etapas del pipeline en las que los negocios pueden estar estancados, lo que permite ajustar estrategias para acelerar el cierre.

3. ¿Cómo configurar Previsiones en HubSpot?

Paso 1: Configurar el Pipeline de Ventas

Antes de empezar a utilizar la funcionalidad de Previsiones, debes asegurarte de que tu pipeline de ventas esté bien configurado. Las previsiones se basan en las diferentes etapas de los negocios, por lo que una estructura clara y bien definida es fundamental.

1. Navega a Configuración > Objetos > Negocios.
2. Crea y define las etapas del pipeline. Asegúrate de asignar porcentajes de probabilidad de cierre a cada etapa, ya que estos serán utilizados para calcular las previsiones.
3. Guarda los cambios.

Paso 2: Activar y Configurar las Previsiones

1. En el menú principal de HubSpot, ve a Ventas > Previsiones.
2. En la vista de Previsiones, selecciona el pipeline con el que deseas trabajar (si tienes varios pipelines configurados).
3. Configura los usuarios y equipos que estarán incluidos en las previsiones. Puedes hacerlo seleccionando los vendedores específicos o equipos de ventas que desees incluir en la previsión.
4. Ajusta los periodos de tiempo. Generalmente, las previsiones se realizan de manera mensual o trimestral, pero puedes personalizar esto según tu flujo de trabajo.
5. Asigna cuotas de ventas a los representantes. Esto permite que el sistema compare las previsiones generadas automáticamente con las metas asignadas.

Paso 3: Interpretar los Datos de Previsiones

Una vez configurado, podrás ver los siguientes elementos en la vista de Previsiones:

• Ingresos pronosticados: La cantidad total que se espera cerrar según los negocios en curso y las etapas en las que se encuentran.
• Objetivos de ventas: El objetivo total que se espera que cada representante o equipo cumpla en un periodo determinado.
• Desglose por etapas: Cuántos negocios hay en cada etapa y el valor estimado de los mismos, basado en su probabilidad de cierre.
• Negocios bloqueados o en riesgo: Identificación de negocios que están en etapas iniciales pero deberían estar más avanzados según el ciclo de ventas.

Paso 4: Seguimiento y Ajuste de Previsiones

Las previsiones deben revisarse regularmente para ajustar las estrategias de ventas y asegurar que los equipos estén alineados con los objetivos establecidos. Puedes:

• Revisar el rendimiento de cada representante o equipo.
• Ajustar las cuotas o metas según sea necesario.
• Cambiar el pipeline o actualizar las etapas si los negocios no están avanzando como se esperaba.

4. Buenas prácticas para el uso de Previsiones

• Actualización constante de datos: Asegúrate de que los negocios y las etapas del pipeline estén actualizados regularmente para obtener previsiones precisas.
• Revisión periódica: Haz una revisión semanal o mensual de las previsiones para monitorear el progreso y realizar ajustes si es necesario.
• Análisis de desviaciones: Si las previsiones muestran una desviación significativa de los objetivos, realiza un análisis profundo para identificar las causas y tomar medidas correctivas.
• Capacitación continua: Asegúrate de que todos los miembros del equipo de ventas comprendan cómo funciona la herramienta y la importancia de mantener sus negocios actualizados en el CRM.