Cuando conectan el correo en la bandeja de entrada lo están conectando como correo de equipo, de esta manera reciben los correos y sus remitentes van a Contactos.
Si un correo general está conectado en bandeja de entrada, éste se tiene que eliminar y conectar como correo personal
Para que puedan gestionar los contactos de manera individual, añadir firma en el correo, hacer seguimiento, etc. tienen que añadirlo desde Tus preferencias / General / Correo y ahí seguir los pasos tal como se indica en la siguiente imagen.
Crear firma para el correo