Cómo configurar Previsiones en HubSpot

1. ¿Qué son las Previsiones en HubSpot?

De manera breve podemos decir que las Previsiones en HubSpot son una funcionalidad diseñada para ayudar a los equipos de ventas y gerentes a proyectar sus ingresos futuros basados en los negocios que están en curso. Utiliza datos históricos, el progreso actual de los negocios y las etapas del pipeline de ventas para generar una estimación precisa de los ingresos que puede esperar una empresa en un periodo determinado.

Beneficios de las Previsiones

• Toma de decisiones informada: Los gerentes pueden anticipar los resultados de ventas, lo que facilita la planificación de recursos y estrategias de crecimiento.
• Visión clara del rendimiento: Ayuda a comparar los objetivos de ventas con los resultados esperados, brindando un enfoque claro para mejorar el rendimiento.
• Gestión de riesgos: Las previsiones permiten identificar posibles desviaciones en las metas de ventas y tomar medidas proactivas para corregir el rumbo.

2. ¿Para qué sirve la funcionalidad de Previsiones?

Esta herramienta es especialmente útil para los equipos de ventas y gerentes de ventas porque:

• Monitorea el progreso: Facilita la visualización de los negocios que están avanzando en el pipeline y el monto total estimado de ventas en proceso.
• Estimaciones precisas: Utiliza un enfoque basado en datos reales y predicciones probabilísticas para calcular los ingresos estimados.
• Comparación con metas: Permite comparar las previsiones con los objetivos de ventas definidos por el equipo o la organización.
• Identificación de cuellos de botella: Ayuda a identificar las etapas del pipeline en las que los negocios pueden estar estancados, lo que permite ajustar estrategias para acelerar el cierre.

3. Cómo configurar Previsiones en HubSpot

Paso 1: Configurar el pipeline de ventas

Antes de empezar a utilizar la funcionalidad de Previsiones, debes asegurarte de que tu pipeline de ventas esté bien configurado. Las previsiones se basan en las diferentes etapas de los negocios, por lo que una estructura clara y bien definida es fundamental.

1. Navega a Configuración > Objetos > Negocios.
2. Crea y define las etapas del pipeline. Asegúrate de asignar porcentajes de probabilidad de cierre a cada etapa, ya que estos serán utilizados para calcular las previsiones.
3. Guarda los cambios.

Paso 2: Acceder a la herramienta de Previsiones

1. En el menú principal de HubSpot, ve a Ventas > Previsiones.
   • Aquí podrás ver las previsiones actuales y comenzar la configuración de tu equipo.

Paso 3: Configurar Previsiones para un equipo de 3 vendedores

1. Seleccionar el pipeline adecuado:
   • Si tu equipo trabaja con un solo pipeline, selecciona el pipeline de ventas que has configurado. Si tienes varios pipelines, asegúrate de seleccionar el correcto.
2. Añadir vendedores al equipo de previsiones:
   • Haz clic en Configurar previsiones en la parte superior derecha.
   • Selecciona Usuarios y equipos y elige a los 3 vendedores que forman parte del equipo.
3. Asignar cuotas de ventas:
   • Establece las cuotas de ventas para cada vendedor. Haz clic en Establecer cuotas y asigna una meta de ingresos a cada vendedor para el periodo correspondiente.
     • Vendedor 1: 50,000 €
     • Vendedor 2: 40,000 €
     • Vendedor 3: 30,000 €

Paso 4: Ajustar los periodos de tiempo

1. Seleccionar el periodo de previsión:
   • En la vista de Previsiones, selecciona el periodo que deseas monitorear: Mensual, Trimestral o Anual.
2. Ver las previsiones actuales:
   • La herramienta mostrará las previsiones generadas para cada vendedor y para el equipo en su conjunto, basándose en los negocios en curso.

Paso 5: Interpretar y gestionar las previsiones

1. Vista de Previsiones:

   • Podrás ver el ingreso estimado para cada vendedor y comparar las cuotas con las previsiones actuales.

2. Monitorizar el progreso del equipo:

   • Cada vez que un negocio cambia de etapa, HubSpot recalculará las previsiones.

3. Negocios en riesgo o estancados:

   • Identifica negocios que puedan estar en riesgo o avanzando más lentamente de lo esperado, y ajusta las estrategias de ventas.

Paso 6: Seguimiento continuo y ajustes

1. Revisión semanal o mensual:
   • Realiza revisiones periódicas para asegurarte de que el equipo está alineado con los objetivos de ventas.
2. Ajuste de cuotas y metas:
   • Si las previsiones están fuera de lo esperado, ajusta las cuotas o redefine estrategias.